Was sind Nebenkosten?

Nebenkosten, auch Betriebskosten genannt, sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum an dem Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.

Diese Definition stammt aus § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) und ist die rechtliche Grundlage für alle Nebenkostenabrechnungen in Deutschland. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten.

Rechtliche Grundlagen

Die wichtigsten Gesetze und Verordnungen für Nebenkosten sind:

  • § 556 BGB: Vereinbarung über Betriebskosten
  • § 556a BGB: Abrechnung von Betriebskosten
  • Betriebskostenverordnung (BetrKV): Definition umlagefähiger Kosten
  • Heizkostenverordnung (HeizkostenV): Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten

Umlagefähige Betriebskosten nach BetrKV

§ 2 BetrKV listet abschließend auf, welche Kosten als Betriebskosten umgelegt werden dürfen:

1. Wasserversorgung

  • Wasserverbrauchskosten
  • Grundgebühren der Wasserversorgung
  • Kosten einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage
  • Kosten einer Wasseraufbereitungsanlage
  • Kosten von Wasserzählern (Miete, Wartung, Eichung)

2. Abwasser

  • Gebühren für die Abwasserbeseitigung
  • Kosten des Betriebs einer hauseigenen Kläranlage
  • Kosten für Einrichtungen zur Abwasserbehandlung

3. Heizung und Warmwasser

  • Verbrauchsabhängige Kosten (Brennstoffe, Strom)
  • Betriebskosten (Wartung, Prüfungen, Reinigung)
  • Kosten für Heizungswartung und Schornsteinfeger
  • Kosten für Heizkostenverteiler und Warmwasserzähler

4. Aufzug

  • Betriebsstrom
  • Kosten der Beaufsichtigung, Bedienung, Überwachung und Pflege
  • Prüfungskosten
  • Regelmäßige Wartung und Reinigung

5. Straßenreinigung und Müllbeseitigung

  • Öffentliche Straßenreinigung
  • Müllabfuhrgebühren
  • Kosten für Mülltonnen und Container
  • Reinigung von Müllplätzen

6. Gebäudereinigung

  • Reinigung des Gebäudes (Treppenhäuser, Flure, Keller)
  • Reinigung der Außenanlagen
  • Fensterreinigung
  • Reinigungsmaterial und -geräte

7. Gartenpflege

  • Pflege gärtnerisch angelegter Flächen
  • Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen
  • Pflege von Spielplätzen
  • Gartenwerkzeuge und -geräte

8. Beleuchtung

  • Strom für Außenbeleuchtung
  • Beleuchtung der Treppenhäuser
  • Beleuchtung von Kellern und Böden
  • Allgemeinbeleuchtung des Gebäudes

9. Schornsteinreinigung

  • Kehren und Überprüfen der Schornsteine
  • Gebühren für den Bezirksschornsteinfeger
  • Messungen nach der Bundes-Immissionsschutzverordnung

10. Sach- und Haftpflichtversicherung

  • Versicherung des Gebäudes
  • Haftpflichtversicherung für das Grundstück
  • Versicherung für Gemeinschaftsanlagen

11. Hauswart

  • Lohn des Hauswarts
  • Sozialabgaben
  • Vergütung einer Hausverwaltung für Hauswarttätigkeiten
  • Fahrtkosten des Hauswarts

12. Gemeinschaftsantenne/Kabelanschluss

  • Kosten des Betriebs einer Gemeinschaftsantennenanlage
  • Kabelanschlussgebühren
  • Wartung und Reparatur der Anlage

13. Maschinelle Wascheinrichtung

  • Strom- und Wasserkosten
  • Wartung und Reinigung
  • Miete der Geräte

14. Sonstige Betriebskosten

  • Nur wenn im Mietvertrag konkret benannt
  • Müssen den Kriterien des § 1 BetrKV entsprechen
  • Beispiele: Wartung von Einrichtungen, Prüfgebühren

Nicht umlagefähige Kosten

Bestimmte Kosten dürfen grundsätzlich nicht auf Mieter umgelegt werden:

Verwaltungskosten

  • Hausverwaltungsgebühren
  • Kosten für Mietvertragsabschluss
  • Bankgebühren
  • Porto und Telefon der Verwaltung
  • Rechtsanwalts- und Gerichtskosten

Instandhaltung und Instandsetzung

  • Reparaturen und Renovierungen
  • Modernisierungsmaßnahmen
  • Schönheitsreparaturen (außer vereinbart)
  • Austausch defekter Geräte

Sonstige nicht umlagefähige Kosten

  • Grundsteuer (außer wenn vereinbart)
  • Kosten der Eigenkapitalverzinsung
  • Abschreibungen
  • Refinanzierungskosten
  • Leerstandskosten

Abrechnung von Nebenkosten

Abrechnungszeitraum

Die Nebenkostenabrechnung muss für ein Kalenderjahr erstellt werden. Abweichende Abrechnungszeiträume sind nur in Ausnahmefällen zulässig.

Abrechnungsfrist

Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums erteilt werden. Bei Versäumung dieser Frist verliert der Vermieter grundsätzlich den Anspruch auf Nachzahlung.

Inhalt der Abrechnung

Eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung muss enthalten:

Formelle Anforderungen

  • Abrechnungszeitraum: Klare Angabe des Zeitraums
  • Mieter-Identifikation: Name und Anschrift des Mieters
  • Objekt-Identifikation: Genaue Bezeichnung der Mietwohnung
  • Kostenaufstellung: Aufschlüsselung aller Betriebskosten
  • Verteilungsschlüssel: Angabe der Umlagebasis
  • Mieteranteil: Berechnung des individuellen Anteils

Inhaltliche Anforderungen

  • Gesamtkosten: Auflistung aller angefallenen Kosten
  • Umlagemaßstab: Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch etc.
  • Vorauszahlungen: Bereits geleistete Zahlungen
  • Saldo: Nach- oder Rückzahlung
  • Belege: Verweis auf einsehbare Originalbelege

Umlageschlüssel

Betriebskosten können nach verschiedenen Schlüsseln umgelegt werden:

Nach Wohnfläche

  • Häufigster Umlageschlüssel
  • Geeignet für die meisten Kostenarten
  • Grundlage: Wohnfläche laut Mietvertrag

Nach Verbrauch

  • Wasser- und Heizkosten
  • Stromerzeugungskosten bei Photovoltaik
  • Messgeräte erforderlich

Nach Personen

  • Müllbeseitigungskosten
  • Wasserkosten (wenn keine Zähler)
  • Regelmäßige Ermittlung der Personenzahl

Nach Wohneinheiten

  • Aufzugskosten
  • Kabelanschlussgebühren
  • Gleichmäßige Verteilung auf alle Wohnungen

Heiz- und Warmwasserkosten

Heizkosten unterliegen besonderen Regelungen nach der Heizkostenverordnung:

Verbrauchsabhängige Abrechnung

Mindestens 50%, höchstens 70% der Heizkosten müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Der Rest wird nach Wohnfläche umgelegt.

Erfassung des Verbrauchs

  • Heizkostenverteiler: An jedem Heizkörper
  • Wärmezähler: Zentrale Erfassung pro Wohnung
  • Warmwasserzähler: Für Warmwasserverbrauch

Ausnahmen

Eine verbrauchsabhängige Abrechnung entfällt bei:

  • Gebäuden mit weniger als 3 Wohneinheiten
  • Unverhältnismäßig hohen Kosten der Erfassung
  • Besonderen baulichen Gegebenheiten

Rechte und Pflichten der Mieter

Einsichtsrecht

Mieter haben nach § 556 Abs. 3 S. 2 BGB das Recht, die Abrechnungsunterlagen einzusehen:

  • Originalbelege und Rechnungen
  • Verträge mit Dienstleistern
  • Verteilungsschlüssel und Berechnungen
  • Einsicht am Ort der Verwaltung oder Kopien gegen Kostenersatz

Einwendungen gegen die Abrechnung

Mieter können binnen 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung Einwendungen erheben:

Formelle Mängel

  • Unvollständige oder unverständliche Abrechnung
  • Fehlende Angaben zum Verteilungsschlüssel
  • Verspätete Abrechnung

Inhaltliche Mängel

  • Nicht umlagefähige Kosten
  • Überhöhte Kosten
  • Fehlerhafte Berechnung des Mieteranteils
  • Falscher Umlageschlüssel

Wirtschaftlichkeitsgebot

Vermieter sind zur wirtschaftlichen Betriebsführung verpflichtet. Mieter können überhöhte Kosten beanstanden:

  • Vergleich mit ortsüblichen Kosten
  • Überprüfung der Angemessenheit
  • Beanstandung unwirtschaftlicher Verträge

Häufige Fehler in Nebenkostenabrechnungen

Formelle Fehler

  • Verspätete Abrechnung: Nach Ablauf der 12-Monats-Frist
  • Unverständliche Darstellung: Fehlende oder falsche Angaben
  • Fehlende Saldoangabe: Keine klare Nach- oder Rückforderung
  • Falsche Zeiträume: Abweichende Abrechnungszeiträume

Inhaltliche Fehler

  • Nicht umlagefähige Kosten: Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten
  • Doppelte Umlagen: Kosten bereits in der Grundmiete enthalten
  • Falsche Verteilerschlüssel: Ungeeignete oder fehlerhafte Umlagen
  • Leerstandsumlagen: Kosten für nicht vermietete Wohnungen

Berechnungsfehler

  • Flächenfehler: Falsche Wohnflächenangaben
  • Rechenfehler: Fehlerhafte Dreisatzberechnungen
  • Vorauszahlungsfehler: Falsche Berücksichtigung geleisteter Zahlungen

Praktische Tipps für Mieter

Prüfung der Abrechnung

  1. Vollständigkeitsprüfung: Sind alle erforderlichen Angaben enthalten?
  2. Plausibilitätsprüfung: Sind die Kosten realistisch und angemessen?
  3. Vergleich mit Vorjahren: Gibt es unerklärliche Kostensteigerungen?
  4. Umlageschlüssel prüfen: Ist die Verteilung korrekt?
  5. Nachrechnen: Stimmt die Berechnung des eigenen Anteils?

Bei Fehlern in der Abrechnung

  • Einsichtsrecht nutzen: Belege und Unterlagen prüfen
  • Schriftliche Einwendungen: Binnen 12 Monaten erheben
  • Beratung suchen: Bei Unsicherheiten Experten konsultieren
  • Zahlung unter Vorbehalt: Bei strittigen Nachforderungen

Praktische Tipps für Vermieter

Ordnungsgemäße Abrechnung

  • Fristen einhalten: 12-Monats-Frist beachten
  • Vollständige Dokumentation: Alle Belege sammeln und aufbewahren
  • Verständliche Darstellung: Klare und nachvollziehbare Abrechnung
  • Korrekte Umlageschlüssel: Angemessene Verteilungsmaßstäbe wählen

Kostenoptimierung

  • Wirtschaftlichkeit beachten: Angemessene Verträge abschließen
  • Regelmäßige Kontrolle: Kosten im Blick behalten
  • Energieeffizienz: Langfristige Kostensenkung durch Modernisierung
  • Professionelle Verwaltung: Fachkundige Abrechnung sicherstellen

Fazit

Nebenkosten sind ein komplexes Thema, das sowohl für Mieter als auch Vermieter von großer Bedeutung ist. Eine korrekte Abrechnung erfordert fundierte Kenntnisse der gesetzlichen Bestimmungen und sorgfältige Dokumentation.

Mieter sollten ihre Nebenkostenabrechnungen stets kritisch prüfen und bei Unklarheiten oder Fehlern rechtzeitig Einwendungen erheben. Vermieter sind gut beraten, die gesetzlichen Vorgaben genau zu beachten und professionelle Unterstützung bei der Abrechnung in Anspruch zu nehmen.

Bei komplexen Fragen oder Streitigkeiten rund um Nebenkosten empfiehlt es sich, fachkundige Beratung zu suchen. Unser Expertenteam bei RimiRpetti steht Ihnen gerne zur Verfügung.